Przepisy o pracy zdalnej obowiązują w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r. Dotyczą pracy wykonywanej całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Wdrożenie tego modelu wymaga nie tylko zgody stron, ale także odpowiedniej dokumentacji, zasad rozliczeń i organizacji BHP.
Na jakiej podstawie wprowadzić pracę zdalną?
Zasady pracy zdalnej mogą wynikać z porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu pracodawcy, polecenia pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach albo indywidualnego porozumienia z pracownikiem. Wybór dokumentu zależy m.in. od struktury zakładu i tego, czy model ma mieć charakter stały, hybrydowy czy incydentalny.
Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.
Sprzęt, energia i pozostałe koszty
Pracodawca zapewnia materiały i narzędzia niezbędne do pracy zdalnej, ich instalację, serwis i konserwację albo uzgadnia z pracownikiem używanie jego sprzętu. Używanie prywatnych narzędzi wiąże się z obowiązkiem wypłaty ekwiwalentu lub odpowiednio ustalonego ryczałtu.
Pracodawca pokrywa również koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy. Sposób kalkulacji ryczałtu powinien odpowiadać przewidywanym kosztom i być możliwy do wyjaśnienia.
BHP i ocena ryzyka
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego wykonywania pracy. Pracownik potwierdza zapoznanie się z tymi dokumentami i składa oświadczenie, że stanowisko pracy spełnia wymagania.
Ocena ryzyka może być wspólna dla grup podobnych stanowisk, ale musi uwzględniać realny charakter pracy, w tym obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego, wzroku i czynniki psychospołeczne.
Ochrona informacji i danych
Procedura powinna określać zasady bezpiecznego dostępu do systemów, przechowywania dokumentów, korzystania z urządzeń oraz postępowania w razie incydentu. W zależności od danych i branży może być konieczne zastosowanie szyfrowania, uwierzytelniania wieloskładnikowego lub ograniczeń dotyczących wydruku.
Kontrola pracy zdalnej
Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy, BHP oraz bezpieczeństwo informacji w miejscu pracy zdalnej. Zasady kontroli powinny być wcześniej opisane, a sama kontrola nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
Lista wdrożeniowa
- Określ stanowiska i zasady kwalifikowania do pracy zdalnej.
- Wybierz właściwą podstawę: porozumienie, regulamin lub uzgodnienie indywidualne.
- Przygotuj ocenę ryzyka i informację BHP.
- Ustal sprzęt, pomoc techniczną, koszty i sposób kalkulacji ryczałtu.
- Wprowadź zasady ochrony danych, komunikacji i kontroli.
- Zbierz wymagane oświadczenia pracowników i zaplanuj okresowy przegląd dokumentacji.
Podstawy i źródła
- Państwowa Inspekcja Pracy — praca zdalna
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej — praca zdalna
- Ustawa z 1 grudnia 2022 r. wprowadzająca pracę zdalną do Kodeksu pracy
Materiał ma charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani oceny dokumentacji konkretnego pracodawcy. Stan prawny zweryfikowano na dzień publikacji.